Em funcionamento para as organizações com faturamento anual superior a R$ 78 milhões desde o mês de janeiro de 2018 e com prazo para o primeiro mês de 2019 para os órgãos públicos, o eSocial para empresas ainda é motivo de dúvidas em sua fase de implantação.
O fato é: não há motivo para alardes. Segundo o Auditor-Fiscal da Receita Federal do Brasil, Clóvis Belbute Peres, o eSocial simplifica o cumprimento das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.
Ainda, ele elimina a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas. E, com isso, aprimora a qualidade dessas informações prestadas. Por fim, ele confere um tratamento diferenciado à micro e pequenas empresas.
Conheça mais sobre o eSocial, os primeiros passos para começar a usá-lo em sua empresa e quais as dificuldades encontradas por aqueles que não aderirem ao programa até a data limite. Confira:
eSocial para empresas
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas - eSocial, instituído pelo Decreto nº 8373/2014 é o novo meio por onde os empregadores comunicarão informações com o Governo.
Graças a ele, comunicar questões como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS serão, e muito, simplificadas.
Esse sistema de registro reduz o tempo e, consecutivamente, os gastos das áreas contábeis das empresas durante a execução de 15 obrigações que agora serão feitas apenas pelo eSocial.
O fato é que, nenhuma grande novidade foi encontrada por aqueles que já tiveram a oportunidade de utilizar o programa. Isso se dá pelo fato de que todos os dados que devem ser registrados nesse sistema já os são feitos em algum outro lugar pelo devido responsável, seja em papéis, planilhas ou outro programa.
O eSocial tem a função de centralizar as informações que são prestadas pelas empresas ao Governo de forma centralizada, acontecendo apenas por meio do sistema e de modo padronizado. Isso faz com que, tanto o Governo, quanto empresa e colaboradores estejam mais seguros de que não existirá extravio ou perdas das informações.
Defina um responsável pelo programa em sua empresa
Apesar da visível facilidade na utilização do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, definir quem será o responsável por pelo programa dentro da sua empresa fará toda a diferença pela necessidade de avaliar algumas questões pontuais. Veja:
É necessário mapear todo o sistema para certificar-se de que todos os campos do eSocial poderão ser preenchidos com as informações que a empresa possui.
Mapear os sistemas da empresa e verificar se todas os campos de informação estão sendo corretamente preenchidos para que não faltem dados no momento de prestação de contas juntamente ao eSocial.
Avalie as possíveis mudanças na empresa. Padronize os dados da companhia de acordo com o que é exigido pelo eSocial.
O RH é responsável por 60% das informações comunicadas ao Governo por meio do eSocial para empresas, por essa razão, acredita-se que o mais indicado para se tornar responsável pelo projeto dentro da empresa seja um colaborador dessa área.
Porém, não podemos perder de vista a responsabilidade dos outros setores da empresa para com o eSocial. Medicina Ocupacional, Segurança do Trabalho, Fiscal, Financeira, Jurídica e a área de TI também são tão participantes deste programa quanto o Recursos Humanos.
Atualização de dados dos colaboradores
Para que não haja nenhuma divergência de informações e você comece a utilização do sistema com o pé direito e sem chances de futuros problemas, é preciso atualizar os dados cadastrais dos colaboradores da empresa juntamente ao INSS.
Por meio de treinamentos, a cultura de comunicação entre os funcionários e o RH deve ser estimulada. Em casos em que existam alterações nos dados dos trabalhadores, por exemplo: situação civil, óbitos, nascimentos , endereço e etc., o setor de Recursos Humanos deve ser imediatamente informado.
Principais dificuldades para quem não aderir ao eSocial
Como já tratamos em um artigo anterior, não existem multas para as empresas que não utilizarem o eSocial. Contudo, algumas obrigações passíveis de cobrança de multa apenas poderão ser cumpridas por meio do Sistema, o que torna inevitável o uso do programa.
Veja alguns exemplos de incidência de multa por infrações quanto ao eSocial:
ASO
O Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), se trata de um documento obrigatório que visa comprovar se o trabalhador possui condições de exercer o cargo para o qual foi, ou está em fase de seleção.
Esta obrigação é regida pelo Artigo 168 da CLT, exposta também, na Norma Regulamentadora nº 7 (NR7) do Ministério do Trabalho.
Perante a Lei, todo colaborador precisa passar pela avaliação médica no momento da admissão, retorno ao trabalho, alteração de atividade ou demissão, além dos períodos anuais.
O descumprimento de alguma destas categorias pelo e-social, é caracterizado como uma infração ao Artigo 201 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), podendo gerar multas de R$ 402,53 a R$ 4.025,33).
Admissão do colaborador
O ato de não comunicar a admissão de um colaborador até um dia antes do início das atividades também é um ponto resultante de multa.
Neste caso, o valor pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por funcionário.
Se a companhia foi reincidente, as quantias podem ser dobradas.
Atualização dos dados cadastrais e contratuais
Toda alteração no contrato trabalhista deve ser informada pelo empregador no e-social.
Essa determinação também está prevista pela CLT através do artigo 41.
Caso a empresa não realize a comunicação até o sétimo dia do mês seguinte, pode haver a geração de uma multa entre R$ 201,27 a R$ 402,54.
Vale transporte
Todo empreendimento é obrigado a oferecer um auxílio para o trabalhador se dirigir ao trabalho, e vice-versa, conforme disposto na Lei 7.418/85, que implantou o benefício do vale-transporte em todo o território brasileiro.
O não cumprimento desta obrigação pode resultar em uma multa de R$ 170,26.
Pagamento do salário em atraso
A característica mais comum de todas se trata do atraso no pagamento da remuneração mensal do colaborador.
Entretanto, muitos empregadores esquecem que, se comprovada, a situação pode render em uma multa também no valor de R$ 170,26.
Falta de depósito do FGTS
O não pagamento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) até o sétimo dia de cada mês, pode resultar em uma multa de R4 10,64 a R$ 106,41 por funcionário.
Vale destacar que, é necessário antecipar o pagamento se o referido dia cair em um sábado, domingo ou feriado.
Não pagamento das verbas rescisórias
De acordo com o Artigo 477 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLR), caso o empregador não efetue o pagamento das verbas rescisórias dentro de prazo de validade, ela poderá arcar com uma multa de R$ 170,26 por colaborador, com o acréscimo de outra no valor do salário.
Afastamento temporário
Esta é uma das infrações que mais geram multas graves perante o e-social, correspondente a irregularidades no afastamento temporário dos trabalhadores.
Neste caso, os valores previstos são de R$ 1.812,83 a R$ 181.284,63.
Notificação de Acidente de Trabalho
Perante a Lei nº 8.213/91, através dos artigos 19 a 21, as empresas são obrigadas a comunicarem os acidentes de trabalho (CAT) ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), ainda que não resultem em afastamento.
Mediante o e-social, o prazo para a entrega destes dados é no primeiro dia útil seguinte ao fato gerador.
Em caso de acidente fatal, aquele que resulte na morte do trabalhador, a notificação deve acontecer imediatamente.
Irregularidades do PPP
As empresas devem notificar constantemente sobre a situação dos trabalhadores, como se, estão ou não expostos a agentes nocivos à saúde.
Em caso de descumprimento do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), o empreendimento pode ser multado em R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
Não comparecimento em audiência de anotação da CTPS
Caso o empregador não compareça a alguma audiência, o Artigo 29 da Lei 7.855/89 prevê a aplicação de multa no valor de R$ 402,53.
Além das medidas punitivas pelo descumprimento das obrigações no eSocial, algumas dificuldades podem ser encontradas por aqueles que não adaptarem o uso do programa na rotina da sua empresa.
Bons exemplos disso são a impossibilidade de retirar a Certidão Negativa de Débito (CND) e o aumento das chances dos colaboradores ingressarem reclamação trabalhista em desfavor da empresa devido atrasos e impossibilidade de acesso à benefícios do colaborador, como aposentadoria, FGTS e seguro desemprego.
Ainda tem dúvidas do funcionamento do eSocial para empresas? Preparamos um material completo com várias orientações a respeito desse programa. Clique aqui para baixá-lo gratuitamente e fique informado sobre tudo o que sua empresa precisa do eSocial.
