O eSocial empresas está na iminência de ser implantado. Ele introduz diversas modificações relativas à relação entre empregados, empregadores e governo. Além, claro, de mudar as regras sobre documentações e informações exigidas por lei.
Como o dia a dia do empreendedor e gestor de empresas é atarefado e seu tempo é curto, preparamos este artigo com as informações mais importantes sobre o tema.
Ao fim da leitura, você vai saber tudo que precisa para se adequar sem grandes dificuldades. Veja em detalhes o que é o eSocial empresas, quando ele começa, como as empresas devem se adequar e se há penalidades.
O que é eSocial empresas?
O eSocial empresas é uma iniciativa do Governo Federal. Diferentemente do que se imagina, a sua função é desburocratizar a emissão de documentos e troca de informações entre Governo e empregadores.
Em outras palavras, agora, passa a existir um sistema unificado e informatizado para realizar esses procedimentos. Estamos falando de inúmeras transações que antes eram feitas de forma descentralizada e que agora estão reunidas em um sistema único:
Comunicação de aviso prévio
Folhas de pagamentos
Escriturações fiscais, trabalhistas e previdenciárias
Comunicação de acidentes de trabalho
Vínculo empregatício
Informações sobre o FGTS e outros.
O objetivo último do eSocial é reduzir a burocracia para as empresas, reunindo todos essas guias no mesmo sistema eletrônico. Ou seja, se, por um lado sua implantação demanda algum esforço, a economia de tempo depois que o sistema estiver funcionando pode ser enorme.
De fato, a maneira como as informações são prestadas hoje, seja por parte dos empregados ou dos empregadores, é redundante e dispersa. Estamos falando de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais pulverizadas em uma infinidade de processos, formulários, guias e documentos.
Agora, eles serão transmitidos eletronicamente por meio de um software, substituindo o preenchimento manual e o envio de toda essa infinidade de formulários e declarações.
Quando ele começa a ser implantado?
Uma vez que tenha ficado claro que o eSocial empresas veio para tornar mais simples as relações trabalhistas e sua documentação, a próxima pergunta que paira na cabeça de empreendedores e gestores é: “quando ele entra em vigor?”
A rotina da sua implementação foi publicada há um bom tempo no Diário Oficial da União. Ele prevê duas etapas para o eSocial. A primeira, para empregadores com faturamento superior a 78 milhões de reais em 2016.
Logo, esse é o primeiro ponto a que você deve ficar atento: se você se enquadra nesse requisito, a adaptação da sua empresa acontece agora, no início de 2018, mas com relação ao faturamento de dois anos atrás.
Por fim, a partir do dia primeiro de julho de 2018, é a vez de todos os outros empregadores se adequarem, com valor de faturamento anual diferente daquele.
Muitas empresas já se adiantaram nessa implantação. Algumas até contrataram agências de TI para criarem softwares específicos. Essa solução, porém, é muito mais cara, trabalhosa e difícil do que apenas terceirizar esse software.
Mas uma coisa é fato: para responder à altura da nova legislação e melhorar a qualidade das informações prestadas, vai ser preciso rever alguns processos administrativos e fiscais da sua empresa.
Encare isso como uma oportunidade de introduzir melhorias e, com certeza, o eSocial vai se transformar num enorme benefício em pouco tempo. Afinal, manter a qualidade dos dados dos seus colaboradores é melhorar a saúde do seu negócio e desburocratizar.
Como as empresas devem se adequar?
A tecnologia empregada no eSocial empresas é de última geração.
Ela nasceu da experiência acumulada e do conhecimento avançado empregado em outros sistemas de informação. Foram utilizadas as técnicas adquiridas na implantação das Notas Fiscais Eletrônicas e outros sistemas que simplificaram serviços e prestações de contas em geral.
Veja as 15 obrigações listadas no site do Governo Federal que você deve comunicar ao Governo de forma unificada a partir da nova regra:
GFIP — Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
CAGED — Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
RAIS — Relação Anual de Informações Sociais
LRE — Livro de Registro de Empregados
CAT — Comunicação de Acidente de Trabalho
CD — Comunicação de Dispensa
CTPS — Carteira de Trabalho e Previdência Social
PPP — Perfil Profissiográfico Previdenciário
DIRF — Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
QHT — Quadro de Horário de Trabalho
MANAD — Manual Normativo de Arquivos Digitais
Folha de pagamento
GRF — Guia de Recolhimento do FGTS
GPS — Guia da Previdência Social
Como você deve ter percebido, o eSocial empresas representa e reune diversos benefícios. A sua implantação, porém, é urgente.
Quem não se adequar sofre penalidades?
As sanções aplicadas às empresas que não aderirem prontamente ao eSocial não mudam muito, com relação ao que era antes. Ou seja, não existem multas específicas para quem não cumprir o prazo de adequação.
No entanto, a maior penalidade que você pode sofrer indiretamente é ter que se adequar de última hora ao novo sistema. Além, claro, de perder alguns meses imersos em uma metodologia ultrapassada e complicada de prestação de informações.
Mas vale a pena salientar também que manter suas obrigações com os órgãos federais pelas vias tradicionais pode ficar praticamente impossível nos próximos meses. Ou seja, pode haver um acúmulo de atividades para depois que o eSocial começar a funcionar na sua empresa.
Comece agora a se adequar. O eSocial para empresas pode te garantir maior segurança jurídica, substituição de entregas por um sistema único e padronizado, menos gastos e economia de tempo.
Ele é resultado do trabalho intelectual de vários especialistas econômicos e representantes de órgãos governamentais. Com certeza, um marco para melhorar e facilitar a prestação de contas e o envio de documentações por parte dos empresários brasileiros.
Quer entender melhor como isso funciona? Entre em contato com a Protege e podemos tirar suas dúvidas sobre o assunto. Nossos profissionais estão prontos para te ajudar.